Podmínky pro zpracování osobních údajů

PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ URČENÉ PRO ZAMĚSTNACE

Evropské entity patřící do skupiny Mondelēz International, vyjmenované zde, (“Mondelēz International”) berou ochranu Vašeho soukromí a osobních údajů velmi vážně.

Mondelēz International je povinna zpracovávat veškeré osobní údaje, které shromáždí (dále “Osobní údaje” nebo “Údaje”), zcela transparentním způsobem, v souladu s příslušnými právními předpisy a s cílem zajistit přesnost, důvěrnost a náležité zabezpečení Údajů o Vás.

Toto prohlášení o ochraně Osobních údajů se vztahuje na Údaje, které Mondelēz International získala od Vás, jakožto uchazeče o zaměstnání, zaměstnance nebo bývalého zaměstnance Mondelēz International (v tomto případě se toto prohlášení týká Údajů, které byly zpracovány během doby trvání Vašeho pracovního poměru, případně též Vašeho vztahu na základě dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti (pracovní poměr, dohoda o provedení práce a dohoda o pracovní činnosti dále též společně jako „pracovní poměr“) u Mondelēz International).

 

Mondelēz International shromažďuje a využívá Osobní údaje, které jste nám poskytli v rámci náboru zaměstnaců a v rámci nástupních a adaptačních procesů zaměstnanců (onboardingu), spolu s dalšími osobními údaji získanými v průběhu trvaní Vašeho pracovního poměru (např. v souvislosti s hodnocením pracovního výkonu, s případným šetřením porušování pracovních povinností vyplývajících z právních předpisů vztahujících se k Vámi vykonávané práci nebo s účastí v balíčku zaměstnaneckých výhod).

Osobní údaje, které Mondelēz International shromažďuje, se primárně používají za účelem řízení pracovních sil a za účelem plnění smluvních povinností Mondelēz International. Údaje mohou být uloženy v systémech nacházících se po celém světě, dokonce i na územích, jako jsou USA, která neposkytují odpovídající úroveň ochrany soukromí. Osobní údaje mohou být zpracovány i externími poskytovateli služeb, kteří jednají v zastoupení Mondelēz International.

 

 • Co jsou Osobní údaje?

Osobní údaje jsou údaje o Vás. Jsou definovány jako údaje, které se týkají

identifikovatelné osoby

Osoba, která může být identifikována z Osobních údajů, nebo

Identifikovatelné osoby

Osoba, která může být identifikována na základě Osobních údajů v kombinaci s jinými dostupnými informacemi, ke kterým má zaměstnavatel přístup.

Z jakého důvodu a jaké Údaje shromažďuje Mondelēz International?

 

Osobní údaje, které zpracováváme, nám byly poskytnuty především Vámi samotnými. Informace o Vás nám ale poskytují i jiní zaměstnanci (např. v rámci hodnocení pracovního výkonu) nebo je získáváme v souvislosti s výkonem Vaší práce (např. ze systému docházky).

Kdykoli zpracováváme Vaše Osobní údaje, činíme tak vždy na základě a v souladu s příslušnými právními předpisy.

Ve většině případů bude zpracování Vašich osobních údajů založeno na některém z následujících legitimních důvodů:

zpracování je nezbytné pro plnění Vaší smlouvy s námi (např. poskytnutí informace o Vašem bankovním účtu, abychom Vám mohli vyplatit mzdu);

zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje (např. pro plnění povinností v oblasti důchodového a nemocenského pojištění a sociálního zabezpečení); nebo

zpracování je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů či oprávněných zájmů třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost Vaše zájmy nebo Vaše základní práva a svobody vyžadující ochranu osobních údajů. (např. bezpečnostní opatření v oblasti informačních technologií)

Ve výjimečných případech, pokud jde o nepovinné zpracování Osobních údajů, na které se nevztahuje některý z předchozích důvodů pro zpracování Údajů, můžeme požádat o Váš souhlas se zpracováním Údajů.

S kým může Mondelēz International sdílet Vaše Údaje?

 

V průběhu trvání Vašeho pracovního poměru Mondelēz International může předat některé Vaše Osobní údaje následujícím subjektům a sdílet je s nimi:

jednotlivým entitám ze skupiny Mondelēz International

externím dodavatelům

orgánům veřejné a státní správy (např. finančnímu úřadu, správě sociálního zabezpečení)

 

Jak Mondelēz International nakládá s Vašimi údaji?

 

Globální povaha našeho podnikání znamená, že Vaše Osobní údaje mohou být předány dalším osobám ze skupiny Mondelēz International, a to i mimo území Evropské Unie (EU). Někteří dodavatelé a poskytovatelé služeb také mohou mít personál nebo systémy umístěné mimo EU.

Společnost Mondelēz International zabezpečí, aby Údaje shromážděné podle tohoto prohlášení byly zpracovávány v souladu s tímto prohlášením a v souladu s příslušnými právními předpisy, ať už se tyto Osobní údaje nachází kdekoliv.

Pokud Mondelēz International předává Údaje z Evropského Hospodářského prostoru nebo ze Švýcarska do jiných zemí, o kterých Evropská komise nerozhodla, že zajišťují požadovanou úroveň ochrany osobních údajů, Mondelēz International tak bude činit pouze v souladu s příslušnými právními předpisy.

 

Jak dlouho uchovává Mondelēz International Vaše Osobní údaje?

 

Mondelēz International uchovává Vaše osobní údaje pouze po dobu ne delší, než je podle našeho přesvědčení nezbytné pro účely, pro které byly Osobní údaje shromážděny, obvykle po dobu trvání pracovního poměru a dále po dobu po skončení pracovního poměru požadovanou nebo dovolenou příslušnými právními předpisy.

Jak Mondelēz International chrání Vaše Osobní údaje?

Mondelēz International je povinna zabezpečit ochranu Vašich osobních údajů. Mondelēz International používá řadu bezpečnostních technologií a postupů, které pomáhají chránit Vaše Osobní údaje před neoprávněným přístupem, používáním, úpravou nebo předáním, a to vše na odpovídající úrovni v závislosti na citlivosti Údajů.

Mondelēz International také přijme smluvní opatření, aby třetí strany, které zpracovávají Vaše Osobní údaje, je zpracovávaly způsobem, který zaručuje jejich náležité zabezpečení, s cílem zajistit jejich důvěrnost a integritu.

Jaká mám práva ve vztahu k Osobním údajům, které o mně Mondelēz International má?

 

Máte-li jakékoliv dotazy týkající se tohoto prohlášení o ochraně Osobních údajů nebo dotazy týkající se rozsahu dle příslušných právních předpisů,

nebo chcete uplatnit Vaše právo na přístup k Údajům

nebo požadujete opravu, omezení zpracování Údajů, chcete vznést námitku proti zpracování Údajů nebo chcete uplatnit právo na přenositelnosti Údajů,

můžete kontaktovat Mondelēz International, a to následujícími způsoby:

odesláním e-mailu na adresu: DataProtectionOfficeMEU@MDLZ.Com

nebo odesláním dopisu Vašemu lokálnímu HR oddělení.

Kdo je pověřenec pro ochranu Osobních údajů v Mondelēz International?

Máte-li jakékoliv dotazy ohledně zpracování Vašich Osobních údajů nebo dotazy týkající se problematiky ochrany osobních údajů obecně, můžete kdykoli kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů Mondelēz International nebo jeho kancelář. Pověřence pro ochranu osobních údajů můžete kontaktovat následujícím způsobem:

odesláním e-mailu na adresu: DataProtectionOfficeMEU@MDLZ.Com

Mondelēz International Vás upozorňuje, že máte právo podat stížnost k příslušnému dozorovému úřadu, pokud se domníváte, že Mondelēz International nezpracovává Vaše Osobní údaje v souladu s příslušnými právními předpisy a Váši žádost nevyřídila uspokojivým způsobem.

Proč a jaké Údaje Mondelēz International shromažďuje?

Kdykoli zpracováváme Vaše Osobní údaje, činíme tak na základě a v souladu s příslušnými právními předpisy.

Ve většině případů bude zpracování Vašich osobních údajů založeno na některém z následujících legitimních důvodů:

zpracování je nezbytné pro plnění Vaší smlouvy s námi (např. poskytnutí informace o Vašem bankovním účtu, abychom Vám mohli vyplatit mzdu);

zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje (např. pro plnění povinností v oblasti důchodového a nemocenského pojištění a sociálního zabezpečení); nebo

zpracování je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů jakožto podnikatele a/nebo Vašeho zaměstnavatele, přičemž zároveň před našimi zájmy nemají přednost Vaše zájmy nebo Vaše základní práva a svobody (např. bezpečnostní opatření v oblasti informačních technologií)

Ve výjimečných případech Vás můžeme požádat o udělení souhlasu se zpracováním Údajů.

Účely, pro které zpracováváme Vaše Osobní údaje, zahrnují:

Vedení osobního spisu zaměstnance a řízení každodenních záležitostí týkajících se Vašeho pracovního poměru, včetně: evidence pracovní doby, vyplácení mzdy, správy zaměstnaneckých výhod, vytvoření a vedení záznamů týkajících se Vaší nepřítomnosti v práci, vytvoření a vedení záznamů o školeních, kontrolování Vašeho pracovního výkonu a podávání zpráv o Vašem pracovním výkonu, řešení stížností a šetření porušování pracovních povinností vyplývajících z právních předpisů vztahujících se k Vámi vykonávané práci, řízení v oblasti odborné certifikace, pořádání volnočasových a rekreačních aktivit.

Plnění práv a povinností vyplývajících z Vašeho pracovního poměru v jeho průběhu a ukončení Vašeho pracovního poměru, poskytování referencí, pokud jste o ně požádal(a) nebo jste k tomu udělil(a) svolení;

·         Osobní informace – např. jméno(a) a příjmení, titul, datum a místo narození, pohlaví, národnost, rodné číslo, kontaktní údaje, rodinný stav, rodinní příslušníci a osoby závislé na zaměstnanci, státní příslušnost;

·         Základní pracovní informace – např. firemní kontaktní údaje (firemní e-mailová adresa a telefonní číslo), číslo zaměstnance, fotografie, pracovní pozice, popis práce, organizační jednotka nebo skupina, ke které je zaměstnanec přidělen, pozice ve firemní hierarchii, pracoviště, pracovní doba, pracovní postavení a Vaše práva a povinnosti vyplývající z pracovního poměru.

·         Odborná kvalifikace – např. odborné vzdělání a jazykové dovednosti;

·         Informace související s náborem zaměstnanců / výběrovými řízeními – veškeré Osobní údaje obsažené ve Vašem životopise, zprávách o Vás, ve Vašich žádostech, v referencích, v záznamech z pohovorů a v poznámkách z pohovorů a v dokumentaci týkající se výběru zaměstnanců a ověřování dokumentace;

·         Informace týkající se pracovního volna – záznamy o dovolené a pracovním volnu;

·         Informace týkající se porušování pracovních povinností a stížností – např. Osobní údaje obsažené v záznamech z vyšetřování, šetření a z příslušných řízení a obsažené ve výstupech z těchto vyšetřování, šetření a příslušných řízení;

·         Žádosti a stížnosti zaměstnance a předávání Údajů – např. Osobní údaje, které jsou předmětem pracovněprávních sporů a stížností, zapojení zaměstnance v případech hlášení a odhalování incidentů;

·         Informace související s ukončením pracovního poměru – např. datum a důvod ukončení pracovního poměru, finanční a jiné podmínky ukončení pracovního poměru, výstupní pohovor a reference;

·         Informace související s pořádáním průzkumů mínění – např. údaje související s průzkumy mínění se zaměřením na spokojenost zaměstnanců v práci (např. s pracovní pozicí, nadřízeným, pracovní atmosférou, společností jako takovou);

Hodnocení, zda vyhovujete požadavkům na Vaši aktuální pozici nebo posuzování, zda jste vhodným kandidátem na jinou pozici v rámci skupiny Mondelēz International, včetně náboru zaměstnanců a plánování v oblasti lidských zdrojů, jakož i plánování obsazení pracovních míst (následnictví);

·         Informace související s řízením výkonosti zaměstnanců – např. zpětná vazba od kolegů a manažerů, hodnocení, výstupy z programů na vyhledávání a rozvoj talentů a z formálních a neformálních procesů řízení výkonnosti zaměstnanců;

·         Informace související se školeními a rozvojem zaměstnanců – např. Údaje související s potřebou školení a rozvojem nebo s již provedenými školeními;

Spravování Vašich odměn a zaměstnaneckých výhod, pojištění a penzijních plánů;

·         Informace související s odměnami a zaměstnaneckými výhodami – např. detaily týkající se odměňování a balíčku zaměstnaneckých výhod, mzdy, bonusů, dlouhodobých motivačních nástrojů, měny, bankovních účtů, nákladového střediska, firemních kreditních karet, informace pro účely daní, informace týkající se třetích osob za účelem získání výhod v souvislosti s pracovním poměrem zaměstnance;

Uchovávání kontaktních informací pro případy nouze;

·         Kontaktní informace pro případ nouze – např. jméno a kontaktní informace na osoby, které je možné kontaktovat v případě nouze

Spravování záležitostí souvisejících s cestovními a jinými zaměstnaneckými náhradami;

Řízení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a hlášení incidentů;

Vytváření a správa přístupových práv v souvislosti s používáním informačních technologií (včetně používání firemních telefonů, e-mailu a Internetu);

Vytváření přístupových práv k přístupu do budov a provozování záznamového bezpečnostního kamerového systému (CCTV);

Monitorování používání informačních a komunikačních technologií zaměstnanci, a to v souladu s příslušnými právními předpisy a v souladu s interními předpisy skupiny Mondelēz International

·         Informace získané monitorováním – např. záznamy z bezpečnostního kamerového systému a záznamy týkající se přihlašování při vstupu do budov a záznamy o vstupech do budov, sledování psaní na klávesnici, informace týkající se stahování a zasílání dat k tisku, zaznamenávání hovorů, informace zachycené bezpečnostními informačními technologickými programy a filtry.

Umožnění řízení podnikových transakcí, jako jsou např. fúze, prodeje, reorganizace, převody majetku Mondelēz International, akvizice nebo úpadek nebo jiné obdobné události.

Účelem pro zpracování zvláštních kategorií Osobních údajů může být:

Spravování:

·         Výpisů z rejstříku trestů – pokud je to dovoleno nebo požadováno podle příslušných právních předpisů v souvislosti s náborem zaměstnanců na konkrétní pracovní pozice;

·         Informací týkajících se rovnoprávnosti nebo diverzity ve vztazích k zaměstnancům – pokud to dovolují příslušné právní předpisy a pokud jsou Údaje poskytnuty dobrovolně; informace týkající se rasy, náboženství a sexuality;

·         Hlášení a řešení incidentů, např. záznamy o zdravotním stavu a Osobní údaje v rámci řešení incidentů;

·         Informací o členství v odborových organizacích – pokud je to potřebné pro plnění zákonných povinností (např. za účelem odvodu příspěvku);

Zpracovávat můžeme jakékoli další Osobní údaje, které jste se rozhodli zpřístupnit Mondelēz International během Vašeho smluvního vztahu s námi, ústně nebo písemně (např. v pracovních e-mailech).

 

S kým může Mondelēz International sdílet Vaše Údaje?

V průběhu trvání Vašeho pracovního poměru Mondelēz International může předávat některé Vaše Osobní údaje následujícím subjektům a sdílet je s nimi:

• jednotlivým entitám ze skupiny Mondelēz International

• externím dodavatelům

• orgánům veřejné a státní správy (např. finančnímu úřadu, správě sociálního zabezpečení)

 

Pravidelně sdílíme Vaše Osobní údaje s jednotlivými entitami patřícími do skupiny Mondelēz International tam, kde to vyžadují globální procesy, kde je to potřeba za účelem reportování v rámci skupiny nebo tam, kde je to potřeba k přijímání rozhodnutí o náboru nebo o karierním postupu zaměstnanců. V rámci skupiny Mondelēz International uzavřely jednotlivé entity dohodu o interním předávání dat, která upravuje přeshraniční převody Vašich Osobních údajů v rámci skupiny.

Používáme třetí osoby jako externí dodavatele, kteří nám pomáhají zabezpečit poskytování našich služeb. Tyto třetí osoby mohou mít přístup k Vašim Údajům, vždy tak ale činí na základě našich pokynů a v rámci smluvního vztahu s námi. Pokud tyto třetí osoby předávají Vaše osobní údaje mimo území EU, na území (včetně USA), která nemusí nabízet stejnou úroveň ochrany Osobních údajů, jaká je požadována v rámci EU, přijmeme taková opatření, která zajistí Vašim Osobním údajům adekvátní úroveň ochrany. A to buď prostřednictví uzavření smluv o předání osobních údajů nebo prostřednictvím toho, že zajistíme, aby třetí strany získaly osvědčení podle příslušných zvláštních systémů ochrany (například tzv. štít soukromí EU–USA).

Některé třetí osoby, kterým mohou být předány Vaše Osobní údaje, např. zdravotní pojišťovny, jsou správci Osobních údajů, kterým svědčí jejich vlastní důvody pro zpracování Vašich Osobních údajů. Je tedy potřeba, abyste se odvolávali na jejich vlastní předpisy a zásady týkající se zpracování Vašich osobních údajů.

Mohou rovněž nastat situace, kdy budeme muset předat Vaše Osobní údaje třetím osobám:

na základě požadavků nebo příkazů ze strany soudů, regulačních institucí, veřejnoprávních nebo státních institucí, účastníků soudního řízení; nebo

bude to nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje; nebo

jako součást dialogu s regulační institucí.

Jak dlouho uchovává Mondelēz International Vaše Osobní údaje?

Jak bylo uvedeno výše, Mondelēz International uchovává Vaše Osobní údaje pouze po dobu ne delší, než je podle našeho přesvědčení nezbytné pro účely, pro které byly Osobní údaje shromážděny, obvykle po dobu trvání pracovního poměru a dále po dobu po skončení pracovního poměru požadovanou nebo dovolenou příslušnými právními předpisy (včetně uchování za účelem splnění právních, účetních nebo jiných ohlašovacích nebo regulačních povinností).

Pro detailní informace o tom, jak se jednotlivé retenční lhůty počítají, prosím viz. naše intranetové stránky týkající se spisové služby.